Náklady automobilu nezahrnutého do obchodního majetku a uplatnění nákladů na cestovní náhrady vs. DPH

V rámci daně z příjmů a DPH se v praxi často řeší, zda lze uplatnit odpočet DPH a které náklady jsou daňově uznatelné, když má poplatník vlastní automobil, který není zahrnut v obchodním majetku, ale je používán pro ekonomickou činnost. Níže shrneme klíčové body a rozdíly mezi jednotlivými přístupy a situacemi popsanými v čerstvých diskuzích a odborné literatuře.

Co znamená „vlastní automobil nezahrnutý do obchodního majetku“ a jak se liší pro DPH a pro daň z příjmů

Obchodním majetkem se podle ZDP rozumí majetek poplatníka, o kterém bylo nebo je účtováno, nebo je uveden v daňové evidenci. Dnem vyřazení z obchodního majetku je den, kdy poplatník o majetku naposledy účtoval nebo jej uváděl v daňové evidenci. Pokud je vlastní automobil zařazen do obchodního majetku, veškeré výdaje s jeho provozem se uplatňují v prokázané výši.

Naopak automobil nezahrnutý do obchodního majetku se pro účely daně z příjmů často posuzuje odlišně: lze volit mezi výdaji na pohonné hmoty podle skutečné spotřeby a s možností paušálních výdajů, případně lze využít i další možnosti uvedené v zákoně. Rozdíl klíčový pro odpočet DPH spočívá v tom, že u automobilu nezařazeného do obchodního majetku nemusí být výdaje na pohonné hmoty a další provoz uplatněny ve stejné míře jako u majetku zahrnutého do obchodního majetku. Zásadně tedy pro DPH platí, že pokud automobil není v obchodním majetku, nemusí být nárok na odpočet DPH z uplatněných nákladů na PHM automatický, a je třeba posuzovat konkrétní režim podle § 24 ZDP a platné vyhlášky.

Možnosti uplatnění nákladů a DPH pro vozidlo nezahrnuté do obchodního majetku

Existují dvě hlavní cesty, jak postupovat, a výběr závisí na tom, zda se jedná o OSVČ (živnostník) či jiný typ poplatníka a zda je a jaké výdaje se uplatňují:

1. Uplatnění náhrad za spotřebované pohonné hmoty (PHM) na základě skutečné spotřeby - pro vozidlo nezahrnuté do obchodního majetku. V takovém případě se uplatňují náhrady za pohonné hmoty ve skutečné výši doložené doklady o nákupu. ZDP umožňuje pro daň z příjmů odlišný režim pro PHM oproti paušálům, a je tedy třeba prokazovat skutečnou spotřebu a správně vést evidenci jízd.
2. Možnost paušálních výdajů na dopravu - činí 5 000 Kč měsíčně na jedno vozidlo (pod podmínkou, že automobil slouží výhradně podnikání a není používán jinou osobou než OSVČ; výjimka pro spolupracující osoby a zaměstnance). Pokud je automobil používán i pro soukromé účely, paušální výdaj se krácí na 4 000 Kč měsíčně. Při použití paušálních výdajů na dopravu se PHM a parkovné nemusí prokazovat zvlášť, ale ostatní výdaje (např. opravy, pojistné) jsou dále uznatelné jen v tom rozsahu, jak je stanovené. Až na výjimky, vždy je nutné vést evidenci jízd.

Pokud jde o odvody a zdanění, u vozidel nezahrnutých do obchodního majetku je možné volit mezi:

• získání daňové uznatelnosti výdajů podle skutečných nákladů na PHM a další provoz,
• použití paušálního výdaje na dopravu (s uvedenými limity a podmínkami),
• použití odpisů a dalších nákladů, pokud by vozidlo bylo později zahrnuto do obchodního majetku (ale to už by změnilo režim pro DPH i pro daně z příjmů).

Co lze teoreticky a prakticky zahrnout do obchodního majetku zpětně a jaké to má dopady

Oficiálně lze automobil zpětně zahrnout do obchodního majetku jen za určitých podmínek a obvykle je třeba postupovat podle konkrétního výkladu a důkazů. Obecně se uvádí, že „obchodní majetek pro účely daně z příjmu je jiný než obchodní majetek pro účely DPH“ a je možné mít auto v obchodním majetku pro DPH a nemít jej v obchodním majetku pro účely daně z příjmu. Tímto způsobem lze potenciálně uplatnit do daně z příjmu PHM ve výši náhrad za spotřebované PHM a pro DPH vykázat skutečnou spotřebu a uplatnit odpočet DPH. V praxi lze tedy postupovat jinak podle kontextu a vhodně vyvážit výhody a nevýhody jednotlivých přístupů.

Pro OSVČ existuje i možnost uplatnění daňově uznatelných výdajů spojených s používáním automobilu v rámci jejich činnosti. Při určování výdajů je důležité zkoumat, o jaký automobil se jedná a podle zákona č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů. Pokud má vozidlo zařadené do obchodního majetku, veškeré výdaje s provozem lze uplatnit v prokázané výši. Pokud zařazeno není, platí volba mezi paušálním výdajem nebo výdaji dle skutečných nákladů na PHM a další provoz, s nutností vést evidenci jízd a dodržovat limity a pravidla pro odpisy, případně i další výdaje.

Nuance v praxi a klíčové body, které je potřeba sledovat

- Sazba základní náhrady za 1 km jízdy a její výše se k odpisům a paušálním výdajům bere podle vyhlášek a ZDP; od 1.1.2025 se může změnit výše náhrady a tím ovlivnit rozhodnutí o využití paušálního vs. skutečného režimu.

- Při nájmu či půjčce vozidla a při užívání na základě smlouvy o výpůjčce se pro daňové účely mohou použít náhrady a výdaje dle prokázané výše a dle náhrad za spotřebované PHM, s tím, že evidenci jízd je nutné vést podle GFŘ D-59 a dalších pokynů.

- Při používání vozidla v rámci podnikání a v souvislosti s pracovními cestami je nutné sledovat, zda vozidlo je ve vlastnictví poplatníka, v jeho obchodním majetku, nebo zda je zapůjčeno či pronajato. V každém z těchto případů platí jiná pravidla pro daňovou uznatelnost a pro DPH.

Praktický nástin a doporučení

Pokud je automobil nezahrnutý do obchodního majetku a používá se pro ekonomickou činnost, je zpravidla nejvýhodnější:

• volit buď uplatnění náhrad za PHM podle skutečné spotřeby a vedení důkladné evidence jízd,
• nebo použít paušální výdaj na dopravu (pokud to odpovídá skutečnému způsobu užívání vozidla a lídrům vyhovuje),
• vždy sledovat a dodržovat limity a pravidla pro paušální výdaje, a pokud je potřeba, zvážit konzultaci s daňovým poradcem pro vyhodnocení optimální struktury nákladů a uplatnění DPH,
• v případě změny statusu vozidla (z nezahrnutého na zahrnutý do obchodního majetku) pečlivě revidovat daňové dopady a správně změnit evidenci.

V praxi tedy lze uplatnit cestovní náhrady pro vozidlo nezahrnuté do obchodního majetku jen v souladu s příslušnou legislativou a pokyny, a volba mezi skutečnou spotřebou a paušálním výdajem na dopravu by měla vycházet z konkrétní situace a predikce daňové zátěže.

tags: #naklady #automobil #nezahrnuty #v #obchodnim #majetku