Vozidlo zaměstnavatele může být v jeho vlastnictví, může být zaměstnavatelem pořízeno formou finančního leasingu nebo být i vypůjčené. Za zaměstnance pak považujeme nejen „klasické“ zaměstnance v pracovním, služebním nebo obdobném poměru, ale také osoby vykonávající práce na základě dohod o provedení práce nebo dohod o pracovní činnosti.
1) Bezplatné poskytování vozidla k služebním i soukromým účelům a peněžní nepeněžní příjem
Poskytuje-li zaměstnavatel zaměstnanci bezplatně motorové vozidlo k používání pro služební i soukromé účely, považuje se za (nepeněžní) příjem zaměstnance částka ve výši 1 % vstupní ceny vozidla za každý (i započatý) kalendářní měsíc poskytnutí vozidla. Vstupní cenou vozidla se rozumí vstupní cena uvedená v § 29 zákona o daních z příjmů (č. 586/1992 Sb.), tedy vstupní cena, kterou použijeme při ocenění automobilu pro účely daňového odepisování. Pokud ale ve vstupní ceně není zahruta daň z přidané hodnoty, pro tyto účely se o tuto daň vstupní cena zvýší, a to i u plátců DPH. Ani odepisování auta na výpočtu nic nemění a stále vycházíme z původní vstupní ceny.
Bezemisní vozidlo má nižší sazbu nepeněžního příjmu: 0,25 % z vstupní ceny, nízkoemisní 0,5 % a běžné vozidlo 1 %. Minimální výše nepeněžního příjmu je 1 000 Kč měsíčně.
Společnost ABC, s.r.o. pořídila automobil za cenu 300 000 Kč plus DPH; 63 000 Kč DPH; tedy 363 000 Kč včetně DPH. Jde-li o najaté vozidlo nebo vůz pořízený formou finančního leasingu, vychází se ze vstupní ceny vozidla u původního vlastníka, a to i v případě následné koupě. U leasingu se vstupní cena pro výpočet nepeněžního příjmu zohledňuje podle pravidel původního vlastníka - například vstupní cena 119 000 Kč včetně DPH na začátku leasingu, s postupným nárůstem dle změn v ceně.
2) Pravidla pro zaměstnance při různých formách poskytnutí vozidla
Zaměstnanec, který má bezúplatně k dispozici firemní auto i k soukromým účelům, musí mít evidenci a pravidla. Pokud má auto jen pro služební účely, nevzniká nepeněžní příjem. Rozhodující je, zda vozidlo není zaměstnanci zpřístupněno k soukromým účelům. Vstupní cena vozidla (včetně DPH) zůstává klíčovým parametrem pro výpočet nepeněžního příjmu, a to i při leasingu.
Společnost může také poskytnout vozidlo zaměstnanci k dovolené či jiným podobným účelům. V rámci dovolené může být vyžadován písemný souhlas o užívání služebního vozu a musí být zajištěny podmínky pojištění a bezpečného používání. Půjčení vozidla na dovolenou vyžaduje řešení z pohledu daní i pracovněprávních ujednání.
Pokud zaměstnanec používá služební auto i mimo pracovní dobu, je nutno vést podrobnou knihu jízd a dodržovat interní pravidla zaměstnavatele nebo dohodu o užívání služebního vozidla. Tato kniha jízd slouží jako účetní doklad pro prokázání, že vozidlo bylo skutečně používáno k pracovním či soukromým účelům, a k vyúčtování pohonných hmot podle doložených dokladů.
3) Kdo platí pohonné hmoty a jak se evidují náklady
V praxi bývá nejčastější, že zaměstnanec platí pohonné hmoty při soukromých jízdách sám, případně vzniká další zdanitelný příjem. Náklady na provoz vozidla, které je určeno výhradně ke služebnímu využití, jsou daňově uznatelné v plné výši. Pokud je vozidlo využívané kombinovaně (služebně i soukromě), náklady je nutné přiměřeně krátit a doložit poměrem skutečného využití.
Podnikatelé a právnické osoby musí vést knihu jízd a zajistit pojištění vozidla (povinné ručení) a havarijní pojištění podle potřeby. Společnosti také mohou uplatnit paušální výdaj na dopravu podle zákona. U vozidel určených výhradně ke služebnímu využití lze všechny náklady uplatnit v plné výši. Při kombinovaném využití se tyto náklady poměrují.
4) Dovolená a služební auto jako benefit
Rozhodující je, zda zaměstnavatel dopřává služební auto k soukromým účelům. Pokud ano, vzniká nepeněžní příjem, tedy daňový základ a odvod sociálního i zdravotního pojištění. Tento nepeněžní příjem se počítá z 1 % vstupní ceny vozidla měsíčně u běžných vozidel, 0,5 % u nízkoemisních a 0,25 % u bezemisních vozidel, a to bez ohledu na skutečnou frekvenci soukromých jízd. Vstupní cena vozidla je kupní cena včetně DPH a v průběhu let zůstává stejná.
Bezemisní vs. nízkoemisní vozidlo jsou rozlišována podle emisí CO2 (do 31. 12. 2025 platí definice). Kniha jízd umožňuje prokázat, zda vozidlo bylo používáno k pracovním nebo soukromým účelům; v případě dovolené může zaměstnavatel poskytnout vozidlo na dovolenou, avšak pod podmínkou písemného souhlasu a správného nastavení daňových i pojistných aspektů.
5) Mezinárodní cestování a registrace vozidel
Andrea pracuje v Česku jako obchodní zástupkyně pro italskou společnost a jezdí služebním vozem s českou SPZ do Maďarska, Bulharska a Rumunska. Marco pracuje pro finskou společnost a má služební vůz registrovaný ve Finsku pro cesty do Portugalska; při práci v zahraničí mohou být vzneseny otázky ohledně registrace vozidla a případných výjimek z povinné registrace. U zemí EU je třeba sledovat místní požadavky harmonizované legislativy; v praxi to může znamenat žádosti o výjimky a dodržení pravidel mezinárodního provozu vozidel.
V některých zemích mohou existovat výjimky z registrace vozidla pro pracovní účely; v Belgii a Nizozemsku se zamýšlí nad pokutami a registrací firemních vozidel na místní jméno společnosti. Před vycestováním doporučujeme ověřit si podmínky registrace a pojištění vozidla na cílové destinaci a připravit dokumentaci pro případ kontrol či pokut.
6) Praktické tipy a dohody mezi zaměstnavatelem a zaměstnancem
Sepsání dohody o užívání služebního vozidla je důležité ještě před předáním klíčů. Dohoda by měla být konkrétní a jasně vymezovat práva a povinnosti obou stran, včetně pravidel pro tankování, pojištění, evidenci jízd a vrácení vozidla. V knize jízd uvádějte identifikační údaje vozidla (typ, SPZ), počáteční a koncový stav tachometru, průměrnou spotřebu paliva a jednotlivé jízdy s uvedením účelu, data a kilometry.
Elektronická evidence bývá praktičtější pro větší vozový park a snižuje riziko chyb. Zaměstnanec by měl mít pravidla užívání auta písemně a potvrdit jejich převzetí; nestačí jen předat klíče a technický průkaz. Je-li vozidlo poskytováno k soukromému užívání, vzniká nepeněžní příjem a zaměstnavatel je povinen tento benefit zdanit. Není důležité, zda zaměstnanec skutečně vozidlo soukromě užívá; rozhodující je samotná možnost užívání.
Co se týká dovolené a PR aktivit, zaměstnavatel může půjčit služební auto na dovolenou za podmínek písemného souhlasu a správného zajištění pojištění a asistence při poruše či nehodě. Půjčení vozu na dovolenou má dopad na daňový základ a výpočet pojistného, proto je nutné vyjasnit daňové dopady i správu nákladů.
V případě porušení pravidel (např. neplacení pojištění u OSVČ, nebo nesprávná kniha jízd) hrozí finanční postihy a riziko sporů. Před zahájením užívání služebního vozu by měla být provedena analýza rizik a vytvořena pravidla, která minimalizují konflikty při nehodě, poškození vozidla či odchodu zaměstnance.
7) Shrnutí k praktickým krokům pro firmy
- Zajistit písemnou dohodu o užívání služebního vozidla, která zahrnuje práva i povinnosti obou stran.
- Vést knihu jízd a evidovat účel cesty, datum a stav tachometru.
- Zabezpečit správné pojištění vozidla a evidovat pohonné hmoty.
- Určit, zda vozidlo bude používáno jen pro služební účely, nebo i k soukromým jízdám, a správně stanovit nepeněžní příjem.
- Při mezinárodních cestách připravit ověření registrace a podmínky pro provoz vozidla v cílových zemích.
Jak na vedení knihy jízd + registraci k silniční dani
tags: #pouziti #sluzebniho #vozidla #do #zahranici