O firemním autu hovoříme tehdy, když je auto ve vlastnictví dané firmy a zaměstnanec jej použije pro služební cestu. Plátci DPH mají nárok na odpočet DPH u těchto výdajů. Dále firma uplatňuje odpisy automobilu, popř. úroky z úvěru na pořízení auta. Zaměstnanci bude náležet maximálně stravné při služebních cestách podle zákonných podmínek. Částka je stanovena na 5 000 Kč za celý kalendářní měsíc, ve kterém bylo vozidlo používáno. Tato částka se uplatní v daňovém přiznání, tzn. nijak se neprojeví v účetnictví dané firmy.
Firma vlastní automobil po celý rok 2017. Dlouhodobé parkovné se nemusí vyjímat z daňových nákladů při využití paušálního výdaje na dopravu - nejedná se o parkovné na pracovních cestách. Tento způsob „výměny“ skutečných výdajů za paušální nelze učinit u vozidla, které může zaměstnanec na základě dohody se zaměstnavatelem používat pro své soukromé účely nebo které je dále pronajato jiné osobě. Auto půjčené může být firmě pronajato formou finančního leasingu, operativního nájmu specializovanou firmou nebo půjčeno jinou osobou.
Zaměstnanec tak může učinit poté, co mu zaměstnavatel tento způsob využití vozidla pro služební cesty odsouhlasil (buď jednorázově před zahájením pracovní cesty, nebo je možné využít souhlas na delší dobu). Výdaji za takto použité auto jsou sazba základní náhrady a náhrada výdajů za spotřebované pohonné hmoty. Tyto náhrady stanoví každoročně Ministerstvo práce a sociálních věcí svou vyhláškou. Nevíme jistě, že tato vyhláška platí pro rok 2017; uvádí se však obecně, že určuje rámec náhrad a denních sazeb.
Daňové a účetní dopady využívání služebního a soukromého vozidla
Nepředpokládám, že by zaměstnanec jezdil svým vlastním kamionem, ale již se nám párkrát v naší kanceláři stalo, že zaměstnanec použil auto, které bylo jen pro účely možnosti odpočtu DPH před rokem 2009 evidováno jako nákladní automobil, ač se okem jeví jako jakékoli osobní auto (mnozí si jistě na tuto zvláštnost let předchozích vzpomenou).
Místo roční sazby daně mohou použít denní sazbu, která činí 25 Kč za den použití vozidla pro služební cesty. V tomto ustanovení skutečně není zmínka o nákladním automobilu, které zaměstnanec použije pro služební účely a zaměstnavatel mu vyplatí cestovní náhrady. U auta soukromého, které zaměstnanec použije pro služební cesty, není možné využít paušální výdaj na dopravu. Zaměstnanec pak nemusí cestovní náhrady, které obdržel v souvislosti se služební cestou, na kterou použije soukromé vozidlo, zdaňovat - jedná se o příjem, který není předmětem daně z příjmů podle § 6, odst. 7, písm. a) ZDP.
Automobily a jejich různá využití v praxi
ze dne 30. (1) Provozováním autoškoly se rozumí poskytování výuky a výcviku k získání řidičského oprávnění. Provozovat autoškolu může právnická nebo fyzická osoba na základě živnostenského oprávnění vydaného podle zvláštního zákona a registrace k provozování autoškoly. Registraci k provozování autoškoly vydává obecní úřad obce s rozšířenou působností. Příslušný je obecní úřad obce s rozšířenou působností, podle místa provozovny žadatele.
Provozovatelem autoškoly může být i organizační složka státu, která zajišťuje obranu a bezpečnost státu, (dále jen "organizační složka státu"). (2) Obecní úřad obce s rozšířenou působností na základě oznámených změn podle odstavce 1 rozhodne o změně údajů uvedených v rozhodnutí. Obecní úřad obce s rozšířenou působností vydá novou registrační listinu, jedná-li se o změny údajů uvedených v § 4 odst. 1 písm. c) přestal splňoval podmínky stanovené v § 2 odst.
Další legislativní ustanovení se dotýká registrace a provozu autoškol, včetně podmínek pro výcvik vozidel, technických požadavků na vozidla, zkoušek a registrací. Provozovatel autoškoly má povinnosti vést evidenci a dodržovat pravidla pro výuku, zkoušky a administrativní postupy, včetně záznamů o účasti žadatele a zajištění potřebných dokumentů pro konání zkoušek.
Podmínky pro výměnu skutečných výdajů za paušální výdaje a jejich omezení
V rámci paušálních výdajů na dopravu lze u auta, které zaměstnanec používá pro služební cesty, provádět výměnu skutečných výdajů za paušální, avšak jen v určitých případech. U soukromého vozidla použití pro služební cesty s sebou nese omezení - paušální výdaj na dopravu není možný. Z pohledu daní existují specifické kapitoly týkající se DPH, odpisů a cestovních náhrad.
Výdaji za služební vozidlo mohou být účetně vedeny jako náklady firmy v souvislosti s odpisy a úroky z úvěru. U zaměstnance se mohou uplatnit cestovní náhrady a náhrady za pohonné hmoty. Denní sazba 25 Kč za den použití vozidla pro služební cesty hraje roli při posuzování zdanění cestovních náhrad v rámci ZDP.
Využití vozidla pro soukromé účely
U auta soukromého, které zaměstnanec použije pro služební cesty, není možné využít paušální výdaj na dopravu. Zaměstnanec pak nemusí cestovní náhrady, které obdržel v souvislosti se služební cestou, na kterou použije soukromé vozidlo, zdaňovat - jedná se o příjem, který není předmětem daně z příjmů podle § 6, odst. 7, písm. a) ZDP.
Vedení evidence a registrace vozidel v souvislosti s firemním využitím
Provozovatel autoškoly a registrace vozidel jsou zpracovány v dalších částech textu. Registr vozidel je informační systém veřejné správy, spravovaný ministerstvem, a zahrnuje údaje o vlastníkovi, provozovateli a technických údajích k vozidlu. Přehledné dokumenty a zákonné požadavky stanovují, jak má být evidencia vedena, jaké údaje se ukládají a jaké postupy se použijí při změně vlastníka nebo provozovatele vozidla.
Jak funguje spalovací motor? Pravda o tom, co se děje pod kapotou!
V praxi je důležité, aby zaměstnavatel jasně definoval smluvní podmínky pro používání služebního vozidla k služebním i soukromým cestám, včetně omezení na náklady, limitů cestovních náhrad a způsobu evidence nákladů. Dále je nutné, aby byl zajištěn správný odpis automobilu, případně úroky z úvěru a aby plátci DPH správně uplatnili odpočet DPH u výdajů souvisejících s firemním vozidlem.
Postupy a interní předpisy pro provoz vozidel ve firmě
Vnitřní předpis pro používání služebních vozidel pro služební i soukromé cesty zaměstnanců poskytuje rámec pro postupy. Objasňuje, jaké typy cest jsou povoleny, kdo vozidlo smí řídit, a jaké podmínky musí být splněny pro cestovní náhrady a jejich zdanění. Rovněž uvádí, že spočívá na povinnostech zaměstnavatele a zaměstnance, a zawírá ustanovení o evidenci a komunikaci s příslušnými úřady.
- Vozidla mohou být financována leasingem, operativním nájmem či půjčkou; zaměstnanec musí mít odsouhlasení zaměstnavatele pro služební cestu.
- Denní sazba náhrad a sazby pohonných hmot se stanovují vyhláškou ministerstva práce a sociálních věcí.
- Provozovatel autoškoly musí dodržovat registrace, výcvik a zkoušky podle zákona a příloh; záznamy a dokumentace se vedou dle předpisů.
Je třeba upřesnit, že tento text obsahuje rozsáhlé pasáže, které se týkají různých oblastí - od dovozu a registrace vozidel, přes zkoušky k získání řidičského oprávnění, až po vnitřní předpisy pro využívání služebních vozidel v rámci firmy. Některé části mohou být pro konkrétní téma článku méně relevantní, a proto je vhodné je použít jen jako doplňky pro širší kontext.