Vnitřní předpis zaměstnavatele o používání služebních vozidel upravuje postupy při poskytování vozidel, jejich dohled nad provozem a odpovědnost každého zaměstnance za bezpečné užívání nejen pro pracovní úkoly, ale i pro soukromé účely.
1. Přidělení služebního vozidla
Na základě rozhodnutí zaměstnavatele lze zaměstnanci přidělit služební vozidlo pro služební či soukromé účely; vozidlo se předává na základě zvláštní dohody o přidělení, která může být součástí pracovní smlouvy.
Zaměstnavatel je oprávněn kdykoliv na základě svého rozhodnutí vozidlo odejmout.
V rámci převzetí vozidla zaměstnanci se předá veškerá dokumentace k vozidlu (OTP, povinné ručení vč. zelené karty, servisní knížka, emisní doklad, případně tankovací karta CCS), klíče a v případě užívání v jiném regionu i sezónní pneumatiky.
Při převzetí musí být zaměstnanec seznámen se stavem vozidla, návodem k obsluze a vybavením; o převzetí se sepíše předávací protokol, který podepíše zaměstnanec i zástupce zaměstnavatele a odešle se na odpovídající oddělení.
2. Spotřeba PHM a evidence jízd
Zaměstnanec je povinen vést pečlivě knihu jízd (datum a místo cesty, počet ujetých km podle služebních a případně soukromých účelů, celkový stav km na tachometru).
Po ukončení kalendářního měsíce zaměstnanec uvede součet soukromých km za daný měsíc.
Odevzdání knihy jízd a dokladů o nákupu PHM se provádí do určeného kalendářního dne následujícího měsíce zaměstnavateli; doklady musí být opatřeny registrační značkou vozidla.
3. Pokyny k bezpečnému používání vozidla
3.1. Všeobecné zásady
Vozidla jsou majetkem zaměstnavatele; zaměstnanec je povinen o vozidlo pečovat a chránit ho před poškozením či zničením. Při parkování je nutné klíčky vyjmout ze zapalování a vozidlo zamknout; parkovat na bezpečných plochách vyhrazených pro tento účel; aktivovat všechny bezpečnostní prvky proti odcizení.
Je nutné provádět veškeré úkony předepsané pro údržbu vozidla, aby se předešlo předčasnému opotřebení důležitých součástí; za zajištění údržby nesou odpovědnost zaměstnanci, kteří vozidlo používají.
Pokud se objeví závada mimo běžný interval údržby, je nutné poškozený díl ihned opravit/vyměnit; veškeré údržby a opravy by měla provádět smluvní opravna.
Zaměstnanec je odpovědný za provozuschopnost a bezpečnost vozidla dle pokynů výrobce; v případě potřeby zajistit technickou kontrolu vozidla a měření emisí; plánované prohlídky se provádí dle stanovených termínů.
3.2. Právní a provozní povinnosti zaměstnance
Před přidělením vozidla je nutné zjistit platnost řidičského průkazu; zaměstnanec je povinen informovat zaměstnavatele bezodkladně, pokud řidičský průkaz ztratí.
Musí dodržovat pravidla silničního provozu; jednání v rozporu s pravidly může vést k odebrání vozidla. Služební auto používané jen k práci nezvyšuje mzdu a nevzniká z něj nepeněžní příjem.
U běžného auta jde o 1 % ze vstupní ceny, u nízkoemisního 0,5 % a u bezemisního 0,25 %; nepeněžní příjem vzniká, pokud vozidlo je poskytnuto i k soukromým účelům; tento příjem se zdaní a podléhá sociálnímu i zdravotnímu pojištění.
Pokud zaměstnavatel umožní soukromé užívání vozidla, vzniká nepeněžní příjem; výše se odvíjí od vstupní ceny vozu a jeho emisí. Rozhodující není skutečný počet soukromě najetých kilometrů, ale samotná možnost používat vozidlo pro soukromé účely.
Bezplatné užívání vozidla pro soukromé účely vyžaduje písemnou dohodu, která upravuje práva a povinnosti obou stran; pro správu nákladů na provoz vozidla je důležitá evidence jízd a správa pojištění vozidla (zákonné i havarijní pojištění).
V knize jízd je nutné uvádět identifikaci vozidla (typ, SPZ), počáteční a koncový stav tachometru, průměrnou spotřebu paliva a jednotlivé jízdy s určením účelu.
4. Daňové a účetní aspekty používání služebního vozidla
Pokud je vozidlo určeno výhradně pro služební užití, náklady na provoz jsou daňově uznatelné v plné výši; pokud je vozidlo využíváno i pro soukromé účely, náklady se krátí a je nutné doložit poměrné využití.
Nepeněžní příjem se počítá jako procento z vstupní ceny vozu: 1 % (běžné vozy), 0,5 % (nízkoemisní vozy) a 0,25 % (bezemisní vozy); minimální výše nepeněžního příjmu bývá stanovena 1000 Kč měsíčně. Daňový základ zahrnuje tento nepeněžní příjem a podléhá dani z příjmů a odvodům sociálního a zdravotního pojištění.
Vedení knihy jízd je často nejjednodušší způsob prokazování nákladů; elektronické systémy usnadňují správu a zvyšují přesnost kontrol.
Pro správu nákladů na pohonné hmoty je nutné doložit doklady o úhradě; cesta do práce není považována za služební cestu, ale za soukromou.
5. Dohoda o užívání služebního vozidla a praktické tipy
Vytvoření jasně formulované dohody o užívání služebního vozidla je klíčové pro řešení budoucích sporů; dohoda by měla být konkrétní a obsahovat práva a povinnosti obou stran, včetně pravidel pro tankování, vrácení vozidla a řešení pojistných událostí.
Pokud zaměstnavatel umožní vozidlo i pro soukromé účely, vzniká nepeněžní příjem, který je nutné zdanit; je nutné určit, zda vozidlo může řídit i jiné osoby, a za jakých podmínek.
Elektronická evidence jízd je praktická zejména pro větší vozový park, ale pro menší firmy lze stále používat papírovou formu; klíčové je mít jasné a dostupné záznamy pro případ kontroly.
Zaměstnavatel by měl mít s každým zaměstnancem písemnou dohodu o užívání služebního vozu k soukromým účelům a interní pravidla, aby bylo zajištěno dodržování pravidel a minimalizovány spory.
6. Příklady a poznámky z praxe
Vstupní cena vozidla, včetně DPH, se používá pro výpočet nepeněžního příjmu; u leasingu se uplatňuje obdobná vstupní cena i po odkupu vozidla.
Pokud má zaměstnanec více vozidel a užívá je střídavě, pro daňové účely se může sčítat hodnota všech vozidel, pokud je souběžné užívání dovoleno.
V praxi se často doplňuje konkrétní rozsah oprávnění k soukromému užívání, aby se předešlo nejasnostem při kontrole či nehodě; dohoda by měla být přezkoumána a uzavřena co nejdříve před předáním klíčů.
7. Doprovodné poznámky a aplikace
Uvozování interních směrnic na školách, pracovištích a ve firmách se často odvíjí od zákoníku práce a konkrétních pravidel daného subjektu; současně mohou být doplněny o regionální úpravy a specifické požadavky na evidenci jízd a pojištění vozidel.
Konec prokrastinace | 3 tipy, které použiješ dnes
Pro administrativní část doporučujeme dohody a interní pravidla doplnit o vzorové formuláře a šablony pro snadné implementování do pracovních smluv a mzdových dokumentů.
tags: #predpis #o #sluzebniho #vozidla