Řada provozovatelů vozidel má tendenci podceňovat význam evidence provozu vozidel. Je třeba připomenout, že pokud správná evidence není řádně vedena, je ze strany provozovatele vozidla porušován zejména zákon o silniční dopravě, předpisy EU a následně také zpravidla daňové předpisy.
Evidence podle zákona o silniční dopravě
Podle zákona č. 111/1994 Sb., o silniční dopravě, ve znění pozdějších předpisů, je dopravce u silničních motorových vozidel povinen vést záznam o provozu vozidla, případně záznam o době řízení a bezpečnostních přestávkách, a to způsobem a v rozsahu stanoveném prováděcí vyhláškou č. 478/2000 Sb., ve znění pozdějších předpisů, a předpisy EU, zejména nařízením Evropského parlamentu a Rady (ES) č. 561/2006; záznam se vede příslušným záznamovým zařízením anebo ručně.
Podrobnosti jsou uvedeny a 4 tohoto díla. Záznamy o provozu vozidla se mohou vést i u vozidel, na která se zákon o silniční dopravě nevztahuje, avšak s povinností obdobné evidence třeba i pro přepravu zvířat a věcí do 3,5 tuny.
U osobních automobilů užívajících dopravcem pro vlastní potřebu není zákonem povinnost vést záznam o provozu vozidla, avšak existuje obecná povinnost vedení denní evidenci o době řízení a bezpečnostních přestávkách podle nařízení vlády č. 168/2002 Sb. a souvisejících ustanovení, jak ukazuje ustanovení § 4 písm. a) nařízení vlády.
Daňový význam evidence používání vozidla
Aby mohl daňový subjekt do daňových nákladů zahrnout náklady na vozidlo, musí být podle § 24 odst. 1 ZDP schopen prokázat, že výdaje souvisejí s dosažením, zajištěním a udržením příjmů. To znamená prokázat, že vozidlo bylo používáno pro činnosti generující zdanitelné příjmy.
Systém umožňuje zobrazovat na mapě jedno či víc vozidel v reálném čase, vozidla jsou barevně odlišena a ukazuje se aktuální směr jízdy. Každé okno má své měřítko a poloha vozidel se automaticky obnovuje ve všech oknech. Slouží k identifikaci řidiče pomocí karty řidiče tachografu a kontrole stavu posádky.
Uživatel si může naplánovat kalendář stahování údajů a systém zajistí vzdálené stažení z tachografu. Kromě toho systém provádí sledování jízdního stylu řidiče a vyhodnocuje například překročení EKO otáček, jízdu pod EKO otáčkami, používání provozní brzdy, počet brždění a další parametry. U každého parametru lze nastavit kritéria a váhu; na základě definice uživatele se vyhodnocuje, zda šlo o neúspornou, standardní či úspornou jízdu a navrhuje odměnu v procentech.
Definice a rozšířená evidencia pro různé typy dopravy
V případě dispečerského řízení lze do vozidla vložit terminál s navigačním systémem pro nákladní dopravu a z počítače dispečera posílat trasu přímo do vozidla. Systém definuje jednotlivé trasy, které se skládají z bodů zájmů; trasa vzniká sekvencí bodů a pro daný bod může vozidlo zastavit nebo projet bez zastavení, v závislosti na zadání.
V kalendáři tras se přiřadí zvolená trasa ke konkrétnímu vozidlu (jízdní řád). Kniha jízd v roce 2026 není povinná pro každého řidiče, ale je důležitá tehdy, pokud vozidlo používáte k podnikání a chcete prokázat daňové náklady, odpočet DPH nebo služební účel jízd. Kniha jízd je nejběžnějším způsobem prokazování skutečné služby vozidla pro podnikání a souvisejících nákladů.
Papírová kniha jízd má výhodu okamžitého zapisování, avšak vyžaduje ruční součty a duplicity údajů. Elektronická kniha jízd šetří čas a umožňuje automatický výpočet ujetých kilometrů a snadnější archivaci. Elektronickou knihu jízd lze často integrovat do účetního softwaru, např. Money S3 má modul Kniha jízd a Jízdy.
Nařízení vlády č. 168/2002 Sb. stanovuje, že zaměstnavatel má zajistit denní evidenci o době řízení a čerpání bezpečnostních přestávek pro zaměstnance, kteří řídí dopravní prostředek, i když na vozidlech nevztahuje zákon o silniční dopravě. Proto je důležité vést evidenci nejen z daňového, ale i z bezpečnostního hlediska.
Povinnosti a výjimky v praxi
Od října 2024 se ruší povinnost vést knihu jízd pro malé a střední podnikatele s nejvýše třemi služebními vozy při paušálním řízení nákladů ve výši 5 000 Kč měsíčně. Pokud však uplatňujete skutečné výdaje či odpočet DPH, kniha jízd je povinná. Knihu jízd je třeba vést, pokud vozidlo používáte pro podnikání a chcete prokázat poměrné odpočty DPH nebo skutečné náklady.
Vedení knihy jízd je důležité i pro inspekci práce a Finanční úřad; bez správně vedené knihy hrozí doměření daně, zamítnutí odpočtu DPH a pokuty. Pokud má vozidlo vícenásobné použití (podsoupě pro podnikání a soukromé jízdy), povinnost vést knihu jízd platí a slouží k prokázání správného poměru využití a výše daňových odpočtů.
Paušály na dopravu mohou zjednodušit administrativu, ale nemusí být vhodné pro každou situaci a nemusí vyřešit všechny daňové souvislosti. Zákon o daních z příjmů umožňuje paušál ve výši 5 000 Kč na měsíc na jedno vozidlo; pokud vozidlo používáte jen částečně pro podnikání, platí krácený paušál 80 % (4 000 Kč/měsíc). Paušál lze uplatnit nejvýše na 3 vozidla.
Provozovatelé se mohou rozhodnout pro buďto papírovou, nebo elektronickou formu knihy jízd; hlavní je, aby záznamy byly pravdivé, úplné a srozumitelné. V praxi se doporučuje elektronická kniha jízd, která je propojená s účetnictvím a usnadňuje reporting a kontrolu.
Elektronická kniha jízd SHERLOG Trace
Elektronická kniha jízd SHERLOG Trace je efektivní nástroj pro podnikatele, OSVČ i správce vozových parků, kteří chtějí mít jízdy, trasy, náklady a reporty pod kontrolou v jednom systému. SHERLOG Trace je vhodný pro osobní auta, nákladní vozidla i pracovní stroje a nabízí funkce jako online monitoring vozidel, kniha jízd, sledování provozních nákladů, upozornění, tvorba reportů, hromadná administrace a napojení na další systémy.
V praxi to znamená, že knihy jízd musí vést plátci DPH i neplátci, kteří si daňově uplatňují skutečné výdaje, pokud vozidlo používají k podnikání a chtějí doložit poměrné odpočty či správu nákladů.
Praktické tipy pro vedení knihy jízd
- Začínejte vždy zapsáním data, času, trasy, účelu jízdy, stavu tachometru a ujetých kilometrů; záznamy by měly navazovat chronologicky.
- Používejte elektronickou formu, která umožní automatické výpočty a exporty pro účetnictví a daňové účely.
- U vozidel s kombinovaným využitím pro podnikání a soukromé jízdy mějte jasný poměr, který podpoří při případné kontrole správné odpočty DPH.
- Pro taxislužbu je nutné dodržovat speciální formu záznamu o provozu a správné vedení taxametru a ceníků ve vozidle.
- Archivace: u elektronické knihy jízd si po uzavření měsíce/čtvrtletí/roku vyexportujte a uložte report k ostatním dokladům; SHERLOG Trace uchovává data 36 měsíců.
Rychlá doporučení
1) Kdo by měl vést knihu jízd: plátci DPH a ti, kteří uplatňují skutečné výdaje a chtějí doložit provoz vozidla. 2) Jaká forma je nejlepší: elektronická kniha jízd is výhodou včasného a přesného záznamu. 3) Jak dlouho uchovávat: doporučená praxe minimálně 10 let u dokladů souvisejících s DPH a dlouhodobým majetkem; SHERLOG Trace zajišťuje standardní archivační období 36 měsíců a poté jsou k dispozici jen souhrnné údaje.
Kniha jízd, která se píše sama?
V závěru je důležité si uvědomit, že vedení knihy jízd, i když není vždy vymahatelné zákonem v každé situaci, je jedním z klíčových nástrojů pro transparentnost provozu vozidel a efektivní řízení nákladů a rizik vnitrostátní dopravy.