Poskytování firemních vozů zaměstnancům také k soukromému využití je stále častějším benefitem. Z pohledu DPH se u firemních automobilů řeší nárok na odpočet DPH na vstupu při pořízení vozidlu i při provozních výdajích. Pokud zaměstnavatel poskytuje automobil bezplatně a ví, že bude používán i pro soukromé účely, je nutné nárok na odpočet DPH krátit poměrným koeficientem, a to i u výdajů na pohonné hmoty a ostatních provozních nákladech. V případě poskytnutí vozu za úplatu vzniká na straně zaměstnavatele uskutečněné zdanitelné plnění a DPH se odvádí z této úhrady. Z pohledu DPH tedy nejde o cenu obvyklou, když zaměstnanec není považován za spřízněnou osobu.
Bezplatné poskytnutí vozu a poměrné omezení DPH
U bezplatného poskytnutí je nutné krácení odpočtu DPH z nákupu vozu a provozních výdajů poměrným koeficientem, pokud vůz bude používán i pro soukromé účely. Koeficient je potřeba upravovat i v souvislosti s pohonnými hmotami a dalšími provozními výdaji. Pokud se skutečný poměr pracovních a soukromých cest významně liší o více než deset procentních bodů, je třeba koeficient v posledním přiznání kalendářního roku upravit.
Poskytnutí vozu za úplatu a odpočet DPH
Pokud je automobil zaměstnanci poskytnut za úplatu, jedná se o uskutečněné zdanitelné plnění na straně zaměstnavatele. V takovém případě se DPH odvádí z úplaty a z hlediska DPH se automobil používá výhradně pro ekonomickou činnost firmy (vlastní činnost nebo pronájem). Tímto se firma vyhne krácení nároku na odpočet DPH poměrným koeficientem. Výhodou může být nižší administrativní zátěž.
Aktuální legislativa a budoucí změny
Aktuálně projednávaná novela zákona o DPH zvažovala změnu, že od 1. ledna 2025 by se zaměstnanec stal osobou spřízněnou ve vztahu k zaměstnavateli, a pronájem vozu by vyžadoval cenu obvyklou (tržní cenu). Opatření by tak důsledně vyžadovalo uplatnění ceny obvyklé i v případě pronájmu vozu zaměstnanci. Zatím je v procesu legislativy a výsledný stav může ovlivnit postupy pro stanovení ceny pronájmu a DPH.
Konkrétní provozní příklady a související rizika
Máme-li S.r.o. vypůjčené auto, které se rozbilo, a jednatel poskytuje vozidlo i rodině, je potřeba vyřešit, zda a jak se vedení nákladů na služební cesty do společnosti promítne. Při využití soukromého auta jednatele pro služební cesty je vhodné mít smlouvu o pronájmu mezi jednatelem a společností a vést náhrady cestovních výdajů podle § 157 zákoníku práce; náhrady se počítají ze sazby základní náhrady za 1 km a ceny pohonné hmoty. Náklady na pohonné hmoty a spotřebu uvádí zaměstnavatel na základě údajů z technického průkazu a spotřeby podle norem EU pro kombinovaný provoz. Společnost s.r.o. nemůže přímo uplatnit náklady na provoz vozu - doklady za PHM, opravy apod. - musí je hradit samotný zaměstnavatel. Silniční daň je placena buď 25 Kč za každý den použití auta, nebo 1/12 roční sazby za každý měsíc použití vozu ke služební cestě.
Nájem, pronájem a leasing - hlavní rozdíly z pohledu DPH a daní
Jednatel může automobil s.r.o. pronajmout. Nájemné je daňovým nákladem nájemce v období, na které věcně a časově souvisí. Nájemné soukromého auta je u pronajímatele vždy zdanitelný příjem podle zákona o daních z příjmů. Je vhodné uzavřít písemnou smlouvu o pronájmu dopravního prostředku, která upřesní výši nájemného a rozdělení výdajů mezi nájemce a pronajimatele. Paušální výdaje na dopravu dle zákona o daních z příjmů lze uplatnit, pokud vozidlo není celý měsíc používáno k soukromým účelům jednatele či zaměstnanců a není celé měsíce přenecháno jiné osobě. Udržování vozu může být daňovým nákladem, pokud je to uvedeno ve smlouvě.
Nájem a leasing mají odlišný vliv na DPH i na daň z příjmů. U finančního leasingu je vozidlo majetkem leasingové společnosti po celou dobu a na konci smlouvy přechází vlastnictví na zákazníka. U operativního leasingu je DPH zahrnováno do splátek a jsou zahrnuty i doprovodné služby (pojištění, poplatky). U krátkodobého pronájmu dopravních prostředků se místem plnění obvykle stává místo předání vozidla do užívání. Při mezinárodním pronájmu hraje roli i tzv. místo plnění podle skutečného užití vozidla.
Tipy pro praxi
- Pro žádnou ze stran (pronajímatel vs. nájemce) není nutné uplatňovat cenu obvyklou, pokud není vůz považován za spřízněnou osobu a pokud se jedná o běžný pronájem pro ekonomickou činnost.
- Je vhodné mít jasně stanovené podmínky ve smlouvě o pronájmu (nájemné, délka pronájmu, doplňkové náklady, pojištění, odpovědnost, způsob řešení škod).
- Při pronájmu vozidla mezi rodinnými příslušníky je vhodné stanovit cenu obvyklou, aby se předešlo daňovým a pojistným rizikům. Při používání soukromého auta pro podnikání je nutné řídit se pravidly ohledně náhrad a výdajů.
- V případě nehody je důležité mít jasný postup a písemný protokol o stavu vozidla a viníkovi.
Praktické shrnutí pro DPH, účetnictví a daně
- Bezplatné poskytnutí vozu s využitím i pro soukromé účely vyžaduje poměrný daňový odpočet DPH a úpravu koeficientů pro rok dopředu.
- Při poskytnutí vozu za úplatu se DPH odvádí z výnosu, a koeficient na odpočet DPH nemusí být používán, což snižuje administrativní zátěž.
- Budoucí změny v legislativě mohou vyžadovat přizpůsobení cen pronájmů a posílení nároku na cenu obvyklou pro osoby spřízněné s podnikatelem.
Jak si pronajmout auto | Krok za krokem
V rámci praxe je důležité zvážit výhody i rizika každé varianty (pronájem, leasing, půjčka) a vybrat takovou formu, která nejlépe odpovídá ekonomice a právní jistotě firmy. Správně nastavená smlouva a správné rozdělení výdajů ušetří starosti a pomůže předejít sporům.