V souvislosti s podnikatelskou činností rozlišujeme pro daňové účely u osobních automobilů a motorových vozidel dva režimy. V prvním jde o vozidla firemní, služební, podniková apod., tj. vozidla vložená do obchodního majetku. Ve druhém režimu jde o vozidla vlastní, tj. vozidla, která do obchodního majetku vložena nebyla. Daňové souvislosti obou režimů jsou popsány i v souvisejícím článku Elektromobil z pohledu daňového.
1) Případ OSVČ a dálniční známka vložená do obchodního majetku
OSVČ si v březnu 2021 zakoupila dálniční roční známku na vůz, který má v obchodním majetku. Automobil bude v červenci 2021 prodán. Dálniční známka sloužila firemnímu vozidlu OSVČ k použití dálnice pro firemní účely a není předmětné, zda po dálnici jelo pouze jednou, nebo celý rok. Můžete tedy uznat do daňově uznatelných výdajů OSVČ celých 1 500 Kč. Dálniční známka je tedy celoročním daňově uznatelným výdajem dle § 24 odst. 1 zákona o daních z příjmů, protože byla firemním výdajem na dosažení, zajištění a udržení příjmů nezávisle na tom, že automobil spolu s dálniční známkou byl v průběhu roku prodán.
Co to znamená pro daňové výdaje?
V režimu vozidla vloženého do obchodního majetku mezi hlavní skupiny výdajů patří odpisy, spotřeba pohonných hmot a dalších kapalin, různé typy pojistného, opravy a údržba. Dálniční známka spadá do kategorie oprávněných nákladů, tedy její výdaj lze uznat v plné výši, pokud byly náklady prokázány a lze je spojit s podnikatelskou činností.
Spotřeba pohonných hmot a dalších provozních kapalin je v daňových výdajích uznávaná v prokázané výši podle § 24 odst. 2 ZDP u pohonných hmot a podle § 24 odst. 1 ZDP u ostatních kapalin. Dálniční známka v tomto kontextu nevyžaduje zvláštní podmínky nad rámec prokázání nákupu a souvislosti s podnikáním.
2) Praktický kontext: jaké doklady a evidence jsou potřeba
Chybí-li na dálniční známce identifikační údaje o příjemci platby, někteří účetní ji považují za neřádný doklad. S řešením přišla společnost CENDIS: Potvrzení o úhradě po spárování s platbou má všechny potřebné náležitosti a je řádným dokladem pro účetnictví i daňovou evidenci. Odborníci na účetnictví potvrzují, že problém lze řešit i bez QR kódu, pokud po zaplacení vznikne další doklad, který splňuje náležitosti účetního dokladu.
Při účtování dálničních známek je potřeba myslet na časovou souvislost: pokud kupujete známku na rok 2016 a v roce 2015, tak účtujete jako náklady příštích období, protože skutečná spotřeba nastane v roce 2016. V praxi tedy platí harmonizace s časovým rozlišením a správné přiřazení nákladů k období, kdy došlo k jejich spotřebě.
Další důležité body k účetní praxi
Elektronické dálniční známky přinesly systém kontroly dvojího typu: mobilní a stacionární kamery. Mobilní sady a kamery usnadňují policii a celní správě dohled nad platnými známkami a vedou k odstranění nákladů na tisk a distribuci papírových kupónů. Dálniční známky se tedy řídí časovou souvislostí a daňovými pravidly, které vyžadují správné zaúčtování.
V praxi je nezbytné sledovat analytické účty pro jednotlivé daně a poplatky, včetně nákladů na dálniční známky (účtována v účetnictví na 538 - Ostatní daně a poplatky) a časové rozlišení. Pro malé účetní jednotky je vhodné rozdělit DPH na analytické účty a náklady na dálniční známky účtovat samostatně, aby bylo možné přesně sledovat jejich dopad na hospodaření.
3) Případové úvahy a srovnání režimů vozidel
Ve vzorovém příkladu dvou sousedů, Velkého a Malého, lze vidět, že volba vložení vozidla do firmy a uplatňování odpisů může významně ovlivnit daňové náklady. Po pěti letech se mohou rozdíly výrazně promítnout do daňové zátěže, aniž by změnila samotná povaha provozu vozidla během daného období.
Hlavní skupiny výdajů spojených s vozidly vloženými do obchodního majetku zahrnují odpisy, spotřebu pohonných hmot a dalších kapalin, pojistné a opravy a údržbu. Dálniční známka, pokud je použita pro firemní účely, se řadí mezi uznatelné náklady a může být plně započtena jako daňový náklad.
V praxi je vhodné, aby OSVČ měla jasně vedenou evidenci o nákupech PHM a ostatních kapalin, doklady o nákupu a spojení nákladů s podnikatelskou činností. Tím se usnadní prokazování pro daňové účely a při kontrole, že dané náklady vznikly za účelem dosažení, zajištění a udržení zdanitelných příjmů.
Možná tabulka: Přehled nákladů spojených s vozidly vloženými do obchodního majetku
| Náklad | Hodnota/Podmínky |
|---|---|
| Odpisy | podle pořizovací ceny a zvoleného odpisového plánu |
| Spotřeba PHM a kapalin | prokázaná nákupním dokladem, podle § 24 odst. 2 ZDP |
| Pojistné | výdaj uznatelný v prokázané výši |
| Opravy a údržba | výdaj uznatelný v prokázané výši |
| Dálniční známka | celoroční daňově uznatelný výdaj, pokud sloužila pro podnikání |
| Časové rozlišení | náklady příštích období, pokud spotřeba nastane v následujícím období |
V souvislosti s daní z příjmů platí, že dálniční známky se účtují na účet 538 - Ostatní daně a poplatky, a je potřeba zajistit časovou souvislost s účetním obdobím, ve kterém došlo ke skutečné spotřebě. Důležité je také správné rozlišení, zda jde o daň z příjmů nebo jiné daně, aby nedošlo k nedorozuměním při vykazování a zdaňování.