Vybírat auto pro firmu není stejné jako třeba pro rodinu. Zatímco u rodinného auta Vás bude zajímat hlavně pohodlí, spotřeba nebo bezpečnost, u firemního jde především o to, jak ovlivní Vaše daně, odpočet DPH a provozní náklady. Auto totiž nepatří Vám, ale firmě. Možností, jak si pořídit firemní auto (tzv. Každý způsob má své plusy a mínusy, které je třeba zvážit.
Klasické způsoby pořízení a jejich dopady
Koupě za vlastní prostředky je nejjednodušší možností, pokud má firma dostatek finančních zdrojů. Nevýhodou je vysoká jednorázová investice - koupě auta sníží objem hotovosti, který máte k dispozici, a tím pádem může omezit možnosti financování jiných důležitých výdajů. Tento způsob pořízení je proto vhodný především pro firmy, které mají dostatečné finanční rezervy. Úvěr je vhodným řešením také v situaci, kdy nemáte dostatek financí na okamžitou koupi nebo pokud chcete využít daňových výhod, protože úroky z úvěru jsou daňově uznatelný náklad. Zatímco u úvěru si půjčujete peníze, u finančního leasingu máte půjčené auto, které současně splácíte. Na začátku zaplatíte akontaci, která obvykle činí 10-30 % z pořizovací ceny auta, a zbytek splácíte měsíčně po dohodnutou dobu. Po skončení finančního leasingu doplatíte zůstatkovou cenu a auto se stává Vaším majetkem. Operativní leasing je ideální pro firmy, které nepotřebují auto vlastnit. Platíte pouze za používání auta. Oproti klasickému úvěru jsou měsíční splátky operativního leasingu zpravidla nižší, protože platíte pouze za užívání auta. Finanční vs. U finančního leasingu si musíte sami zajistit a hradit servis, pojištění a další náklady spojené s provozem auta. Tato forma patří mezi nejdražší varianty.
Za auto, které můžete kdykoliv vrátit nebo vyměnit, platíte pouze měsíční splátku. Flexibilní pronájem se hodí pro podnikatele, kteří se nechtějí vázat a vědí, že auto využijí pouze krátkodobě, třeba na sezónní práce. Příklad: Provozovatel sezónní cateringové firmy potřebuje pro rozvoz objednávek auto, ale neví, jak se jeho podnikání vyvine a zda nebude za půl roku potřebovat větší vůz. Místo koupě nebo leasingu si auto půjčí formou flexibilního pronájmu za měsíční splátku 10 000 Kč, která zahrnuje i pojištění, servis a údržbu.
Vlastní auto pro firemní účely a evidence
Pro firemní účely můžete používat také vlastní auto. Je však nutné vést si knihu jízd, která poslouží jako podklad k uplatnění nákladů. Pokud si chcete maximálně zjednodušit administrativu spojenou s provozem firemního auta, které využíváte i pro soukromé cesty, je ideální volbou tzv. krácený paušál na dopravu. Ten je ve výši 4 000 Kč měsíčně a má se automaticky za to, že 20 % nákladů je soukromých. Díky tomuto režimu nemusíte vést podrobnou knihu jízd ani archivovat účtenky za pohonné hmoty a parkovné, protože paušální částka tyto výdaje pro daňové účely plně nahrazuje.
Je však důležité pamatovat na to, že při kombinovaném využití vozidla musíte na 80 % krátit i ostatní související náklady, jako jsou odpisy, opravy nebo servis, které si i nadále můžete uplatňovat v jejich skutečné výši. Pokud auto využíváte převážně k podnikání, bývá jeho zařazení do majetku firmy obvykle ekonomičtější. Soukromé auto se stává firemním po zařazení do účetnictví nebo daňové evidence. Je však nutné doložit jeho cenu, například kupní smlouvou, fakturou nebo znaleckým posudkem.
TIP: Při pořízení firemního auta nestačí vyřešit jen jeho zařazení do majetku a účetnictví, ale měli byste zvážit i pojištění. Alespoň nejlevnější povinné ručení na auto je sice samozřejmost (a povinnost), ale u novějších nebo dražších aut se Vám může vyplatit také havarijní pojištění, aby náklady na opravu či náhradu auta nešly v případě nehody nebo vandalismu z Vaší kapsy. S paušálem Vám odpadnou starosti s účtenkami. Není třeba je evidovat ani schovávat.
DPH, odpisy a nepeněžní příjem
Pokud auto využíváte výhradně k podnikání a neřešíte odpočet DPH, můžete si každý měsíc odečíst z daní 5 000 Kč. Ostatní výdaje, jako opravy nebo servis, však do paušálu nespadají a lze je uplatnit pouze v režimu skutečných výdajů na základě dokladů. Jestliže automobil používáte pro soukromé i firemní účely, uplatníte si snížený paušál 4 000 Kč a nárok na odpočet DPH (např. u nákupu auta nebo servisu) se krátí podle toho, kolik kilometrů ujedete pro firmu. Budete evidovat všechny výdaje na provoz auta (pohonné hmoty, servis, pojištění...), a dokládat k nim účtenky či faktury. Na základě podílu firemních jízd pak uplatníte odpovídající část těchto nákladů. U vozidel s cenou do 2 milionů Kč bez DPH si můžete uplatnit celou částku DPH. Např. u auta za 650 000 Kč vč. DPH si odečtete 21 % DPH, tj. 112 810 Kč. U osobních aut nad 2 miliony korun bez DPH je odpočet omezený na 420 000 Kč. Limit se týká vozidel kategorie M1, kam spadají osobní automobily určené převážně k přepravě osob s maximálně osmi místy k sezení kromě řidiče.
Před pořízením dražšího auta si dobře spočítejte, jestli je pro Vás taková investice výhodná. Pozor: Pokud auto využíváte částečně i pro soukromé účely, máte podle § 75 zákona o DPH nárok na odpočet pouze té části DPH, která odpovídá podílu firemního využití. Např. Osobní automobily patří do 2. U finančního leasingu probíhají odpisy během trvání leasingové smlouvy, protože vozidlo je evidováno jako majetek firmy. Efektivnější způsob pro firmy, které mají stabilní příjmy a chtějí mít náklady rovnoměrně rozložené. Například u auta za 800 000 Kč si v prvním roce odečtete 160 000 Kč a ve druhém a třetím roce 320 000 Kč. Na rozdíl od zrychleného odpisování, kde se musíte držet pevně daných pravidel, nabízí rovnoměrné odpisy větší flexibilitu. Hodí se například v situaci, kdy očekáváte vyšší příjmy v budoucnu. Můžete si v prvním roce odepsat méně a větší částky uplatnit v následujících letech. Dávají smysl, když máte vyšší příjmy, pořizujete dražší auto na firmu nebo potřebujete víc peněz na rozjezd podnikání. Díky zrychlenému odpisování můžete uplatnit větší část ceny vozu hned v prvních letech, což přináší daňové úspory a více volných financí na splátky, investice nebo rozvoj firmy. Například u vozu za 800 000 Kč si v prvním roce odečtete 160 000 Kč, což odpovídá 20 % pořizovací ceny.
U bezemisních vozidel, která pořídíte od 1. 1. 2024 do 31. 12. 2028, máte možnost uplatnit tzv. mimořádné odpisy, které Vám umožňují odepsat majetek během 24 měsíců (60 % v prvním a 40 % ve druhém roce). Víte, že při prodeji firemního auta se příjem z prodeje započítává do zdanitelných příjmů firmy? Pokud však auto není plně odepsané, zůstatková hodnota se zároveň započte do nákladů a sníží Váš daňový základ.
Používání firemního auta k soukromým účelům je naprosto běžné. Za každý měsíc využívání auta po pracovní době se na výplatní pásce musí objevit částka odpovídající 1 % z pořizovací ceny auta (včetně DPH) - říká se tomu nepeněžní příjem. Z této částky pak odvedete daň z příjmů i sociální a zdravotní pojištění. Od roku 2022 už silniční daň neplatí majitelé osobních automobilů, autobusů ani nákladních vozidel do 12 tun. Osvobozeni jsou také provozovatelé aut s elektrickým nebo hybridním pohonem. Zrušeny byly i povinné čtvrtletní zálohy daně. Silniční daň musí odvádět majitelé nákladních vozidel nad 12 tun. Daň se platí jednorázově za celý kalendářní rok, vždy do 31. dne následujícího roku.
Správné účetnictví, dohody a knihy jízd
Dluh na sociálním či zdravotním pojištění může vzniknout rychle. Jak to funguje v případě neplacení pojištění u OSVČ a co když pojištění neplatí váš zaměstnavatel? Zaměstnavatel je dále zodpovědný za správné účetní zpracování provozních nákladů. U vozidel určených výhradně ke služebnímu využití lze veškeré výdaje uplatnit v plné výši. Pokud je automobil využíván kombinovaně (služebně i soukromě), je nutné náklady přiměřeně krátit, případně jejich daňovou uznatelnost doložit poměrem skutečného využití. Alternativně může právnická osoba uplatnit tzv. paušální výdaje na dopravu dle § 24 odst. 2 písm. zt) ZDP, pokud vozidlo není celý měsíc používáno k soukromým účelům jednatele či jiných zaměstnanců s. r. o. ani není celý měsíc přenecháno k užívání jiné osoby než s. r. o.
Bezemisní vs. nízkoemisní vs. klasické motorové vozy ovlivňují výši nepeněžního příjmu, který musí zaměstnanec uvádět ve mzdě. Vstupní cenou se obvykle rozumí kupní cena včetně DPH, tedy částka, kterou podnikatel nebo firma zaplatí za nákup vozu. Započítat lze také doložitelné výdaje na opravy nebo úpravy auta provedené krátce před jeho zařazením do obchodního majetku. Do knihy jízd zapisujete identifikaci vozidla, počáteční a koncový stav tachometru a jednotlivé jízdy včetně účelu, data a počtu ujetých kilometrů. Elektronická evidence s GPS systémem zvyšuje preciznost a snižuje riziko chyb, které mohou být klíčové při daňových kontrolách.
Současně je zaměstnavatel povinen zajistit odpovídající pojištění vozidla - jak zákonné (povinné ručení), tak případně havarijní pojištění. Dohoda o užívání služebního vozidla by měla být konkrétní; čím obecnější pravidla zvolíte, tím více prostoru pro spory. Sepsání dohody doporučujeme řešit ještě před předáním klíčů. Pokud zaměstnavatel poskytne zaměstnanci služební automobil i pro soukromé účely, vzniká zaměstnanci nepeněžní příjem, který vstupuje do základu pro výpočet daně z příjmů. Zákon pracuje s tím, že rozhodující není skutečný počet soukromě ujetých kilometrů, ale samotná možnost používat vozidlo i k soukromým účelům.
Specifika pro jednatele a s.r.o.
Elektronická evidence bývá praktičtější u většího vozového parku, protože snižuje riziko chyb a usnadňuje kontrolu. Mnohdy se jedná o poolová auta, kdy jedno auto využívá více zaměstnanců. Pokud jeden měsíc používá více vozidel, rozhoduje nejdražší vstupní cena. Při pronájmu soukromého auta jednatele je nutné zohlednit, že nájemné je daňovým nákladem nájemce (s. r. o.) a nájemce i pronajímatel musí uzavřít písemnou smlouvu. Jednatel může automobil vložit do s.r.o. jako bezúplatný vklad; s.r.o. pak pokračuje v daňových odpisech započatých jednatelem. Při prodeji vyřazeného vozu s. r. o. dbá na cenu obvyklou a případně zajišťuje znalecký posudek, aby nedošlo k daňovým sporným bodům. Poskytnutí firemního vozu k soukromému využití vyžaduje precizní znalost daňových zákonů a přesnou dokumentaci, jinak hrozí postihy při kontrole a dodatečné platby.
Ve firmách je běžné, že auto slouží i více jednatelům či zaměstnancům. V takových případech se nepeněžní příjem uplatňuje podle pravidel tak, aby odpovídal nejvyšší pořizovací ceně vozu, pokud se používá více aut najednou. Projednání pravidel s pracovníky a jasná dohoda o užívání služebního vozidla pomáhají předcházet sporům při nehodách, poškození nebo nejasnostech ohledně pohonných hmot a dálničních známek. Všechny doklady a výdaje je třeba evidovat a v případě potřeby vyúčtovat pravidelně, aby nedošlo k potížím s finančním úřadem.
Obligatorní a doporučené prvky dokumentace
Absence písemné dohody je rizikem; sepsání Dohody o užívání služebního vozu je klíčové. V knize jízd se uvádí identifikace vozidla, počáteční a koncový stav tachometru, průměrná spotřeba paliva a jednotlivé jízdy s uvedením účelu. Důležité je také rozdělení na obchodní a soukromé jízdy a důvody pro krátění nákladů při kombinovaném využití. Z hlediska daní z příjmů fyzických osob je nutné uplatnit za zdaňovací období poměrnou část výdajů a zbytek do daňových výdajů. Při služebních cestách vozidla používají zaměstnanci mimo majetek firmy - v takových případech se mohou uplatnit náhrady za pohonné hmoty a jízdní výdaje podle sazeb vyhlášky a interních pravidel.
V případě firemního auta, které je využíváno i soukromě, je důležité rozlišovat mezi nepeněžním příjmem a reálnými náklady na provoz. Správná dokumentace a dohoda o užívání služebního vozu pomáhají ochránit firmu i jednatele při kontrolách a sporech. Zpravidla bývá výhodné, aby jednatel použil auto jen pro pracovní cesty a pro soukromé účely byl zajištěn jiným způsobem, nebo aby byly náklady na soukromé používání dojednány a vyúčtovány pravidelně a transparentně.
Chcete mít jistotu, že vaše firemní auto bude z hlediska daní i práva správně nastaveno? Připravíme vám dohodu o užívání služebního vozu, interní pravidla i související ustanovení do pracovní dokumentace a pomůžeme s kompletním zpracováním evidence a účetnictví.
(6 z 9) Kapitola 2 – Položka „Nepeněžní“ ve výkazu zisku a ztráty
tags: #pouzivani #furemniho #vozidla #jednatelem