Při vyúčtování cestovních náhrad za použití vlastního motorového vozidla k pracovní cestě je nezbytné správně stanovit náhradu výdajů za spotřebované pohonné hmoty (PHM). Klíčovým údajem pro tento výpočet je spotřeba PHM vozidla, která se primárně čerpá z technického průkazu (TP) nebo osvědčení o registraci vozidla.
Určení spotřeby PHM z technického průkazu
Podle § 158 odst. 4 Zákoníku práce se pro stanovení náhrady výdajů za spotřebované pohonné hmoty použije údaj o spotřebě pro kombinovaný provoz podle norem EU, který je uveden v technickém průkazu nebo osvědčení o registraci vozidla. Je důležité, aby ze zápisu v technickém průkazu bylo jednoznačně zřejmé, že se jedná o údaj o kombinované spotřebě podle norem EU. Samotné označení normy EU ještě nemusí znamenat, že jde o kombinovanou spotřebu.
V Osvědčení o registraci vozidla, část II. (tzv. velký technický průkaz), se údaj o kombinované spotřebě nachází v řádku V8. Ve starších typech osvědčení může být spotřeba zapsána v řádku č. 27. Pokud je v technickém průkazu uvedena pouze jedna hodnota spotřeby, jedná se obvykle přímo o kombinovanou spotřebu.
V případě, že v technickém průkazu není údaj o kombinované spotřebě podle norem EU uveden, postupuje se v souladu se zákonem následovně:
- Vypočte se aritmetický průměr ze všech údajů o spotřebě uvedených v technickém průkazu.
- Stejný postup se uplatní i v případech, kdy je v TP uvedena jiná norma než norma EU.
V novějších technických průkazech vydávaných do konce roku 2023 a v osvědčeních o registraci vozidla vydávaných od roku 2024 je obvykle uváděn pouze jeden údaj o spotřebě, který se k uvedenému účelu použije.
Normy EU pro stanovení spotřeby
Pokud je v technickém průkazu vozidla v kolonce "Spotřeba paliva" uvedena například norma jako 93/116/ES, 1999/100/ES, 2004/3/ES, 2007/46/ES, 715/2007/ES, EU 692/2008, nebo jejich novelizace a doplňky (např. EU 566/2011, EU 459/2012, EU 630/2012, EU 195/2013, EU 136/2014, EU 2015/45, EU 2016/427, EU 2016/646, EU 2017/1151, EU 2017/1347, EU 2018/1832), pak třetí údaj o spotřebě je považován za kombinovanou (smíšenou) spotřebu, která se pro výpočet náhrady výdajů za pohonné hmoty použije. Tyto normy mohou být v technickém průkazu uvedeny i bez zkratky ES nebo EU, případně s označením EC apod., nebo s písmenem za číslem normy.
Je však nutné rozlišovat starší normy, například 80/1268/EHS, podle kterých se zjišťovala spotřeba paliva při městském provozu, při ustálené rychlosti 90 km/h a při ustálené rychlosti 120 km/h. Žádný z údajů podle této normy není údajem o kombinované spotřebě. V takovém případě je nutné použít aritmetický průměr ze všech uvedených hodnot spotřeby.
Postup při absenci údajů o spotřebě v technickém průkazu
Pokud v technickém průkazu vozidla ani v novém osvědčení o registraci vozidla není uveden žádný údaj o spotřebě PHM, musí zaměstnanec podle § 158 odst. 4 Zákoníku práce předložit zaměstnavateli technický průkaz nebo osvědčení o registraci vozidla shodného typu se shodným obsahem válců, ve kterém je alespoň jeden údaj o spotřebě PHM uveden. V případě, že zaměstnanec takový doklad nedoloží, nelze výši náhrady výdajů za spotřebované PHM vypočítat.
Použití údaje o spotřebě vozidla z jiného dokladu, než je technický průkaz nebo osvědčení o registraci vozidla, je nepřípustné. Nelze tedy použít potvrzení výrobce, údaj z návodu k používání vozidla, ani údaj z informačního letáku.
V případě, že zaměstnanec nemůže doložit spotřebu jiným způsobem, může si nechat spotřebu PHM doplnit do technického průkazu na registru vozidel, případně doložit potvrzení odborného pracoviště (autorizované zkušebny) o spotřebě PHM zjištěné měřením.
Příklady výpočtu cestovních náhrad
Příklad 1: Výpočet náhrady jízdních výdajů za soukromý automobil
Zaměstnanec použil svůj osobní automobil. V technickém průkazu je uvedena spotřeba 9,8/5,1/ 6,8 l/100 km a norma EU 2016/646W. Ujel 183 km a nedoložil cenu PHM.
- Základní náhrada (ZN): 5,90 Kč/km × 183 km = 1 079,70 Kč (s platností od 1.1.2026)
- Náhrada výdajů za spotřebované pohonné hmoty (NPHM): Kombinovaná spotřeba je třetí údaj podle normy EU, tj. 6,8 l/100 km. Cena PHM je podle vyhlášky pro BA 95 stanovena na 34,70 Kč/l (od 1.1.2026). NPHM = (6,8 / 100) × 183 km × 34,70 Kč/l = 431,80 Kč.
- Celková náhrada: 1 079,70 Kč + 431,80 Kč = 1 511,50 Kč. Tato částka se zaokrouhlí nahoru na celé Kč při výplatě.
Příklad 2: Používání LPG
Vozidlo je přestavěno na LPG, ale v TP je uvedena spotřeba benzínu. Pokud není v TP uvedena kombinovaná spotřeba benzínu, vypočte se průměrná spotřeba LPG jako součin spotřeby benzínu z TP, počtu ujetých kilometrů a ceny LPG.
Příklad 3: Elektromobil
Zaměstnanec ujel 425 km s elektromobilem se spotřebou 18,1 kWh/100 km. Cenu elektřiny nedoložil.
- Náhrada výdajů za spotřebované pohonné hmoty (NPHM): Použije se průměrná cena elektřiny podle vyhlášky (v roce 2025 je 7,70 Kč/kWh). NPHM = (18,1 / 100) × 7,70 Kč/kWh × 425 km = 592,32 Kč.
Příklad 4: Full hybrid
Zaměstnanec ujel 425 km s full hybridem se spotřebou benzínu 3,3 l/100 km. Cenu PHM nedoložil.
- Náhrada výdajů za spotřebované pohonné hmoty (NPHM): Použije se průměrná cena benzínu podle vyhlášky (pro rok 2025 je 35,80 Kč/l). NPHM = (3,3 / 100) × 35,80 Kč/l × 425 km = 502,09 Kč. U full hybridů se zpravidla neuvádí spotřeba elektřiny z vnějšího zdroje.
Příklad 5: Plug-in hybrid
Zaměstnanec ujel 425 km s plug-in hybridem (385 km na elektřinu, 40 km na benzín). Spotřeba benzínu 3,2 l/100 km, elektřiny 12 kWh/100 km. Ceny nedoložil.
- NPHM elektřina: (12 / 100) × 7,70 Kč/kWh × 385 km = 355,74 Kč.
- NPHM benzín: (3,2 / 100) × 35,80 Kč/l × 40 km = 45,82 Kč.
- NPHM celkem: 355,74 Kč + 45,82 Kč = 401,56 Kč.
Křižovatka s předností v jízdě
Zaokrouhlování cestovních náhrad
Při stanovení výše nároku zaměstnance na cestovní náhrady se v průběhu výpočtu nezaokrouhluje. Pouze výsledný doplatek nebo přeplatek za příslušnou pracovní cestu se zaokrouhlí na celé Kč nahoru při výplatě.
Příklad zaokrouhlování
Zaměstnanec ujel 75 km. Průměrná spotřeba je 6,97 l/100 km. Cena PHM není doložena.
- Základní náhrada: 5,80 Kč/km × 75 km = 435,00 Kč.
- NPHM: (6,97 / 100) × 35,80 Kč/l × 75 km = 187,14 Kč.
- Celkem: 435,00 Kč + 187,14 Kč = 622,14 Kč.
- Tato částka se při výplatě zaokrouhlí na celé Kč nahoru, tedy 623 Kč.
